Všetci sa spoliehame na e-mail na okamžitú korešpondenciu - a na záruku, že náš balík Amazon je v skutočnosti na ceste. Dá sa však bezpečne povedať, že napriek všetkým chvályhodným výhodám sa vaša e-mailová schránka môže rýchlo zmeniť na priepasť svojej existencie, ak nebude začiarknutá. A pohľad na preplnenú schránku je okamžitým stresujúcim faktorom asi každého.

Pravidelnej kontrole e-mailov je každodenná úloha, ktorej sa nemožno vyhnúť, a bez ohľadu na to, ako veľmi ste usilovní v klikaní na tlačidlo „odpovedať všetkým“, je správa pripájajúcej sa e-mailovej schránky ľahšie povedané, ako urobená. A ak ste menej usilovní - ako v prípade, ste náchylnejší nechať svoje e-maily sa hromadia neadresné —Že je pravdepodobný nedostatok organizácie doručenej pošty (a obava z dlhu v e-mailoch) ovplyvňuje vašu produktivitu viac, ako si uvedomujete. Našťastie existuje cesta z chaotickej diery v doručenej pošte. V snahe lepšie spravovať naše neposlušné schránky sme využili výhody produktivity pre hacky na správu e-mailov, ktoré šetria čas (čítaj: život) a ktoré nás tak veľmi približujú zdanlivo nepolapiteľnej Inbox Zero.

SÚVISIACE : 6 vecí, ktoré majú všetky efektívne pracovné e-maily spoločné

Súvisiace položky

1 Skontrolujte e-mail iba 15 minút naraz

Podľa experta na produktivitu a zakladateľa spoločnosti Inkwell Press Tonya Dalton, svoju produktivitu môžete maximalizovať kontrolou e-mailov v krátkosti, 15-minútové výbuchy . „Boli by ste prekvapení, koľko e-mailov môžete prečítať a odpovedať na ne v krátkom čase, keď si hromadne skontrolujete doručenú poštu,“ hovorí. „Kľúčové je nastaviť si časovač, aby ste vedeli, kedy vašich 15 minút uplynulo a kedy je čas prejsť na inú prácu.“

sú africké fialky bezpečné pre mačky

dva Naplánujte časové blokovanie e-mailov

Rovnako si zvyknite plánovať určené časové bloky (15-ish minút) čisto na kontrolu e-mailom. Čítanie e-mailov priebežne, ktoré sa kaskádujú do vašej doručenej pošty, nakoniec brzdí produktivitu. Pre profesie, kde je zásadná neustála komunikácia, nemusí byť stanovenie harmonogramu reálne. Ak sa však svojej práci venujete dlho a dôkladne, možno zistíte, že je možné určiť napríklad čas na čítanie e-mailov každých 60 alebo 90 minút. Nastavujte výstrahy vo svojom kalendári, kým nebudete v rutine. Ak vás niekto skutočne potrebuje kontaktovať, znova vám pošle e-mail, poslať priamu správu , alebo zavolajte. Ak v telefóne zbierate e-maily, označte ich ako neprečítané, aby ste na ne nezabudli odpovedať neskôr.

SÚVISIACE: Zabudnite na správu času - Pozor Správa je lepšia cesta k produktivite

3 Účelne použite priečinok Koncepty

Nenechajte svoju e-mailovú schránku, aby sa stala zoznamom úloh, čím sa prepracujete zhora nadol, “hovorí Charles Duhigg, novinár a najpredávanejší autor Chytrejšie, rýchlejšie, lepšie . Je to najhorší možný zoznam úloh, pretože sa doň môže pridať skutočne každý.

Vytvorte si vlastný zoznam úloh e-mailu otvorením iba tých, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť. Vyhľadajte dôležité e-maily, ktoré si vyžadujú okamžitú odpoveď (napr. Pri prioritných projektoch alebo od šéfa). a otvorte iba tieto správy - alebo stlačte odpoveď. Ponechajte okno odpovede otvorené v počítači alebo nechajte koncept nespracovaný v priečinku konceptov. Je tu váš zoznam úloh: táto skupina odpovedí. Využite svoj predpísaný čas na napísanie premyslených a dôkladných odpovedí namiesto toho, aby ste sa pokúšali pretrhnúť väčšie množstvo menej relevantných vecí. Týmto spôsobom môže byť vaším cieľom vytvoriť prázdny priečinok s konceptmi, a nie úplne prázdnu schránku doručenej pošty.

4 Prijímať e-maily v dávkach

Ak nemôžete pomôcť, ale skontrolovať zakaždým, keď začujete ping, je ľahkým spôsobom, ako zvládnuť nepretržitú e-mailovú priehradku v doručenej pošte (a obmedziť rušivé vplyvy), použiť nástroj ako BatchedInbox doplnok pre Gmail vás môže ušetriť od neustáleho rozptýlenia. Zoskupuje vaše e-mailové adresy a posiela vám ich vo vlnách - ale iba v presný čas, ktorý si vyberiete.

5 Bezohľadne odhlásiť odber

Postupné mazanie irelevantných informačných bulletinov a oznámení o predaji môže vyvolať ilúziu produktivity. Vykrádanie rovnakých nevyžiadaných správ týždeň čo týždeň však iba zvyšuje neefektivitu e-mailov. „Podľa zákona musia všetky bulletiny obsahovať odkaz na odhlásenie,“ hovorí Dalton. „Urobte si čas a kliknite na tento odkaz a odošlite svoju žiadosť o odhlásenie. Je to 10-sekundová investícia, ktorá sa vám vráti v podobe čistejšej schránky. “

príbehy, ktoré vás uložia do spánku

Dalton tiež poznamenáva, že registrácia e-mailovej aplikácie alebo služby na zrušenie odberu nie je nevyhnutná, aby sa vaša doručená pošta zbavila harabúrd. „Mnohé z týchto programov nakoniec predajú vašu e-mailovú adresu iným spoločnostiam, aby im umožnili zostať v podnikaní,“ dodáva.

SÚVISIACE: Ako vyčistiť telefón

6 Zapnite funkciu Náhľad

Použite funkciu ukážky e-mailového programu, ak ju má (väčšina z nich má). Umožní vám to nahliadnuť do niekoľkých prvých riadkov správy v samostatnom okne, aby ste si ju mohli prečítať, nebudete musieť úplne otvoriť a nevyžiadanú poštu môžete okamžite odstrániť. (Bonus: To tiež znižuje vaše šance na otvorenie správy s pripojeným vírusom.)

7 Dotknite sa e-mailov iba raz (a použite päť písmen)

Dalton navrhuje podniknúť kroky hneď po otvorení správy zvážením 5 D: Vykonajte, delegujte, odstráňte, odložte a označte. „Rýchlo urobte e-maily, ktoré vyžadujú menej ako dve minúty, a delegujte tie, ktoré si vyžadujú zásah zo strany niekoho iného,“ hovorí. Okamžite odhláste a odstráňte správy, ktoré nevyžadujú nijaké kroky, a odložte oznámenia, ktorých dokončenie si vyžaduje viac ako dve minúty. Na záver uložte e-maily, ktoré obsahujú príslušné informácie, do samostatného priečinka, aby ste ich v budúcnosti mohli ľahšie vyhľadať.

môžete použiť príkazové háky v sprche

SÚVISIACE: Sedem prikázaní e-mailovej etikety, ktorými by sa mal každý riadiť

8 Priečinky sú váš priateľ

Keď svoju doručenú poštu použijete ako predvolené úložisko, rýchlo sa z nej stane digitálna zásuvka na nevyžiadanú poštu, vďaka ktorej je hľadanie toho, čo potrebujete, komplikované. Peggy Duncan , odborník na osobnú produktivitu v Atlante. Správy môžete samozrejme triediť manuálne do priečinkov, ale ešte lepšie je, že môžete nastaviť automatické filtre, ktoré smerujú správy priamo do preferovaného priečinka. Napríklad oznámenia z Facebooku môžu ísť priamo do priečinka sociálnych médií. Všetky správy od marketingového tímu sa budú ukladať priamo do vášho súboru Marketingové iniciatívy. (Gmail to robí automaticky, ale môžete nastaviť podobný systém s inými e-mailovými službami, napríklad Microsoft Outlook.) Keď sú všetky e-maily jedného typu, napríklad informačné vestníky, zoskupené do svojich vlastných priečinkov, môžete ich všetky vybrať a nevyžiadané odstrániť. jediným kliknutím. Nájdite nastavenie automatického triedenia e-mailov, ktoré vyhovuje vašim úlohám, a potom sa ho držte.

9 Navrhnite konzervovanú odpoveď

Ak dostanete viac správ obsahujúcich podobné žiadosti, Dalton odporúča vypísať predvolenú predpísanú odpoveď, ktorú môžete pri každej e-mailovej odpovedi upraviť a mierne prispôsobiť. „Uložte predvolenú odpoveď ako jeden zo svojich podpisov e-mailov, aby ste mohli ľahko automaticky vyplniť telo svojich e-mailov,“ hovorí. Génius, že? (Nezabudnite to upraviť pre príjemcu a okolnosť.)

SÚVISIACE: Ako sa dá skutočne pracovať, keď pracujete z domu

10 Vytvorte si Alias ​​účet na triedenie pošty

Mnoho e-mailových platforiem (vrátane Gmailu) umožňuje vytvárať aliasové účty, ktoré sa všetky prenášajú do jednej doručenej pošty. „Založil som svoje aliasy na vloženie do jedného priečinka,“ hovorí Dalton o taktike, ktorú používa na organizáciu účtov a iných kritických finančných dokumentov. 'Žiadny z týchto e-mailov neriešim až do piatkového rána, keď si vyhradím čas na to, aby som si sadol a roztriedil všetky svoje financie.'

jednoduché pestovanie ovocia a zeleniny

jedenásť Len. Nie. Odpovedať

Tam sa hovorilo. Táto rada ide nad rámec riešenia zjavnej nevyžiadanej pošty - a zjavne neprehliadneme, že ste ducha svojho šéfa. Hovoríme o správe od vášho spolupracovníka, ktorý má dva stoly. Duhigg tvrdí, že ľudia si často kladú otázky, keď pravdepodobne sami nájdu odpoveď. A ak neodpoviem, idú tieto odpovede hľadať. Ako realizujete tento druh myslenia bez toho, aby ste sa cítili neslušne? Tým, že sa staráte viac o seba a o svoj vlastný čas ako o čas ostatných (ach!). Mantra do praxe: Nie je dôvod, aby som odpovedal ľuďom jednoducho preto, že mi pošlú e-mail.

12 Znova premyslite sen Inbox-Zero

To nemusí byť tá pravá perla múdrosti pre každého - pre mnohých je niečo, čo intenzívne uspokojuje, že každý deň končí a začína čistou schránkou doručenej pošty. Ale pre vás je možno toto očakávanie nereálne a dokonca trochu dusivé. Náboženské vyprázdnenie schránky by mohlo byť úprimne stratou času (a možno naozaj o niečom inom), hovorí Duhigg. Biť vymazať, vymazať, vymazať môže byť uspokojivé alebo sa javiť ako produktívne, tak prečo sa trápiť? Položí si otázku: Robíte to preto, lebo sa cítite dobre, alebo preto, že je to skutočne užitočné? A ak to nie je užitočné, možno nepotrebujete čistú doručenú poštu - a možno by ste ju mali prestať používať ako ukazovateľ úspechu.

SÚVISIACE: 8 odborných tipov na digitálne odbúravanie, ktoré vám pomôžu skrátiť čas na obrazovke