AKO PÍSAŤ EFEKTÍVNE E-MAILY V PRÁCI SKUTOČNE JEDNODUCHÉ

Ak ste niekedy dostali e-mail od kolegu s príliš podrobnými pokynmi, zmätenými požiadavkami alebo spôsobom vrátane príliš veľa nepotrebných príjemcov, viete o dôležitosti efektívnej e-mailovej komunikácie v práci. E-maily odosielané bez organizácie alebo premýšľania môžu v skutočnosti brániť pracovnému postupu, všeobecne otravovať ľudí a spôsobiť inak vylúčenú nesprávnu komunikáciu.

Ako teda vytvoriť jasný a efektívny e-mail, ktorý vytvára správnu rovnováhu medzi podrobnými a stručnými; taký, ktorý zasiahne všetky správne témy pre všetkých správnych ľudí, ktorých sa to týka? Najprv musíte vedieť, kedy sa má niečo poslať e-mailom - na rozdiel od priamej správy, osobné stretnutie alebo hovor . E-maily sú ideálne na odosielanie dlhších zoznamov pokynov, kontrolu projektu alebo zdieľanie súborov. E-mailová komunikácia tiež zabezpečí písomný záznam všetkých dôležitých konverzácií, na ktoré sa budete musieť neskôr obrátiť. Tu je šesť vecí, ktoré všetci efektívni autori e-mailov urobia predtým, ako kliknú na „odoslať“.

1. Maximalizujte predmet správy

Najskôr je potrebné prispôsobiť riadok predmetu správe alebo vašej odpovedi. Píšete niekomu, kto vám minulý týždeň poslal e-mail? Nevyťahujte starú nesúvisiacu správu a stlačte kláves „Odpovedať“ - váš príjemca zabudol presne to, čo vám napísal pred týždňom. Pomôžte im zorientovať sa a napíšte odpoveď s novým predmetom, ktorý odráža buď novú tému, alebo vašu odpoveď na ich správu (povedzme, základné informácie o našom najnovšom klientovi, Jane Doe alebo Pokyny k nášmu novému domu v Clevelande), hovorí Peggy Duncan, expert na osobnú produktivitu v Atlante. Je menej pravdepodobné, že príjemcu pomýlite, a vašu správu potom ľahšie nájdete.

ako postaviť riad na stôl

Po druhé, buďte konkrétni. Napríklad tu je zlý / neurčitý predmet správy: Stretnutie zamestnancov. Teraz je tu lepšia: Prineste túto prílohu na 14:00. zamestnanecká schôdza. Keď uvediete podrobnosti, napríklad akciu, ktorá je potrebná, alebo podrobnosti o mieste a čase, pomôžete príjemcovi okamžite odhadnúť dôležitosť vašej správy, hovorí Marsha Egan, autorka Detoxikácia doručenej pošty a zvyk excelentnosti e-mailov (20 dolárov; amazon.com ). Pomôže im tiež pamätať na splnenie požadovanej úlohy.

Nie ste si istí, aký by mal byť predmet? Popremýšľajte, aké kľúčové slová by ste použili, ak by ste e-mail našli neskôr, hovorí Nick Morgan, autor Počuješ ma? Ako sa spojiť s ľuďmi vo virtuálnom svete (11 dolárov; amazon.com ).

2. Poskytnite podrobné pokyny

Jasnosť napísaných pokynov môže zvýšiť alebo narušiť efektívnosť pracovného e-mailu. Ak zadávate príslušné úlohy skupine ľudí, rozdeľte ich podľa osôb a pomocou odrážok pomôžte všetkým presne vedieť, s čím konkrétne potrebujete pomôcť.

3. Opatrne vyberte príjemcov

Pred pridaním príjemcov napíšte e-mail, hovorí autorka knihy Vanessa Van Edwards Podmante si vedu o úspechu s ľuďmi (12 dolárov; amazon.com ). Toto nielen zabráni obávanému náhodnému odoslaniu, ale umožní vám tiež pridať príjemcov na základe obsahu e-mailu. Chcete sa vyhnúť týmto zdĺhavým e-mailovým reťazcom pre viac osôb? Ak potrebujete, aby niečo komentovalo viac ľudí, napríklad k dokumentu, zvážte vytvorenie súboru, ktorý je možné zdieľať (napríklad Google Doc), kde každý môže navrhnúť zmeny v jednom priestore bez toho, aby poslal tisíc e-mailov.

SÚVISIACE: Všetko, čo by ste mali (a nemali by) obsahovať v e-maile mimo firmy

4. Vystrihovací jazyk

E-maily o snafu, ktoré je potrebné opraviť? Namiesto poetického voskovania toho, čo to je za brzdu alebo čí je to chyba, sa sústreďte na je potrebná akcia na nápravu problému. Napríklad namiesto toho, aby ste povedali: „Klient má problém s našou prezentáciou a bude ťažké ho napraviť, vyskúšajte:„ Bol by som rád, keby ste pomohli s opravou niečoho, na čo klient upozornil. “ Toto bude robiť dávať negatívnu spätnú väzbu alebo efektívnejšie vyžiadanie nepríjemných úloh prostredníctvom e-mailu.

5. Zahrňte pokyny na odoslanie odpovede

Aj keď váš e-mail nevyžaduje odpoveď (budem u lekára najbližšie dve hodiny alebo správu môžete odovzdať zajtra namiesto dnes), mnoho ľudí sa cíti povinných potvrdiť ju OK alebo poďakovaním. Doprajte týmto ľuďom pohodlie. Ak sa nechcete ozvať, na koniec správy uveďte „Nevyžaduje sa žiadna odpoveď“, hovorí Duncan. Šetrí čas na oboch koncoch a zastavuje zbytočné e-maily v preplňovaní schránok. Takisto neváhajte napísať Ďakujeme vopred, ak sa niekoho pýtate. Zabráni vám to v pokušení poslať jednoriadkový poďakovanie, keď osoba odpíše.

6. Nenechajte sa príliš osobnými

E-maily slúžia na fakty, nie na pocity, hovorí Egan. Kvôli chýbajúcemu skloňovaniu hlasu a reči tela v digitálnej korešpondencii môžu byť určité nálady - čo si myslíte o spolupracovníkovi, čo si myslíte o susedovej strane - ľahko interpretované. Ak chcete nastoliť citlivý (alebo menej ako pozitívny) problém, zavolajte im radšej.