Bez ohľadu na to, či je alebo nie je vaša korešpondencia osobná alebo profesionálna, sme vinní z toho, že sa občas dopustíme faux pas e-mailu. (Ak by ste len mohli vymazať spomienku na preposielanie nevhodného e-mailu nesprávnej osobe!) Pri ďalšom vytváraní správy pre masy postupujte podľa týchto prikázaní e-mailovej etikety, aby ste sa vyhli nepríjemnej komunikačnej nehode.

SÚVISIACE: Všetko, čo by ste mali (a nemali by) obsahovať v e-maile mimo firmy

Súvisiace položky

1 Odpovedajte opatrne

Neodpovedajte všetkým, pokiaľ každá osoba na tomto distribučnom zozname nemusí vedieť, čo potrebujete povedať, hovorí Aimee Symington, generálna riaditeľka Finesse Worldwide. Navrhuje skontrolovať mená v zozname a odpovedať iba tým, ktorí skutočne potrebujú vašu odpoveď. To môže znamenať odpoveď iba odosielateľovi alebo trom zo siedmich príjemcov. A ak chce byť váš vedúci alebo kolega v niečom kopírovaný, rešpektujte jej žiadosť.

Premyslené odpovede môžu ostatným ušetriť čas. Bez ohľadu na to, či je to z obchodných alebo sociálnych dôvodov, ľudí začne otravovať prúd nepodstatných e-mailov, pretože musia prestať otvárať svoje správy, hovorí Diane Gottsman, zakladateľka Protocol School of Texas. Takže si dobre rozmyslite, než odpoviete na všetko Nedá sa, nabudúce budete pozvaní na desiatu.

dva Riadok predmetu nikdy nenechávajte prázdny

Dobrý predmet správy pomáha príjemcom uprednostniť e-mail, hovorí Lizzie Post, moderátorka podcastu Awesome Etiketa. Nech robíte čokoľvek, nenechajte to prázdne. Pri vytváraní riadku predmetu ho urobte konkrétnym a výstižným a sledujte pravopis a gramatiku. Je to prvá vec, ktorú si človek všimne, hovorí Post.

SÚVISIACE: Zorganizujte si svoj pracovný život v 5 jednoduchých krokoch

Pretože predmet by mal odrážať obsah e-mailu, odborníci odporúčajú predmetový riadok priebežne aktualizovať. Vyhýbajte sa predmetom, ktoré by mohli zľahčovať naliehavosť e-mailu (myslím: rýchla otázka na nadpis veľkého pracovného problému) alebo spôsobiť, že niekomu bude chýbať správa, o ktorej si myslí, že ju už čítala, vysvetľuje Gottsman. Ak je e-mail príliš vzdialený od pôvodnej správy, navrhuje založiť nové vlákno.

3 Odpovedajte pohotovo

Aj keď odborníci nesúhlasia s vhodným časom odpovede na e-maily, zhodujú sa v tom, že odpoveď na ne si zaslúži takmer každý e-mail. Ak bude stačiť jednoduchá odpoveď (Rozumiem, ďakujem alebo Znie to ako dobrý plán), skúste odpovedať hneď po prečítaní e-mailu.

Niekedy bude e-mail vyžadovať informácie, ktorých zhromaždenie môže trvať niekoľko dní - to však neznamená, že môžete ľudí nechať visieť. Dajte im vedieť, že ste dostali ich e-mail, a vráti sa, keď to bude možné, hovorí Symington.

Nezabudnite použiť správu s automatickou odpoveďou, ak cestujete alebo mimo kancelárie , dodáva, aby ostatní vedeli, že by nemali očakávať odpoveď.

4 Vpred s opatrnosťou

Uistite sa, že posielate správy správnym ľuďom zo správnych dôvodov, hovorí Post. Skôr ako postúpite ďalej, vyhodnotte citlivosť obsahu, ktorý obsahuje všetky prílohy a mená a kontaktné údaje všetkých osôb spojených so správou. Niektorí ľudia by uprednostnili, keby ich kontaktné informácie zostali súkromné. Ak vlákno obsahuje príliš veľa podrobných bodov diskusie, odošlite nový e-mail.

SÚVISIACE: Ako zvládnuť 5 mimoriadne nepríjemných situácií spolupracovníka

5 Povedzte niekomu, či bola hacknutá

Všetci sme tam boli. Virus sa zmocní a skôr ako sa o tom dozvieme, pošleme spam dedkovi odkazmi, vďaka ktorým by sa niekto červenal. Ak dostanete očividne vírus, informujte o tom obeť, ktorá nemusí byť informovaná o tom, čo sa deje. Stačí povedať: „Chcel som vás informovať, že sa to deje,“ hovorí Symington. Je to príjemná vec.

6 Rešpektujte umenie e-mailu

Záleží vám na tom, aby ste urobili dobrý dojem osobne, tak prečo nepoužívať svoju e-mailovú osobu na rovnakom štandarde? E-mail je odrazom vás a mal by byť napísaný ako list viac ako text, pričom by sa malo pamätať na jeho stručnosť, hovorí Symington. Skontrolujte pravopis, gramatiku a interpunkciu. Všetky čiapky znamenajú, že kričíte, a všetky malé písmená znamenajú, že ste leniví. Dodáva, že príliš veľa typov písma, farieb a smajlíkov môže pôsobiť dráždivo.

Buďte priateľskí bez toho, aby ste sa snažili prehnať humor. Chybné na strane opatrnosti, aj keď máte zmysel pre humor, hovorí Gottsman. Tón je príliš často zmätený v e-maile a vy nechcete pôsobiť neprofesionálne, pretože niekto nedostane váš žart.

7 Pamätajte: Žiadny e-mail na večeru

Je to jedna vec, ak si dávate príležitostné jedlo s niekým iným (a dátum noci je zajtra), ale absolútne si nekontrolujte e-mail na večierku, hovorí Post. Čo sa týka stretnutí v kancelárii, záleží. Ak kolegovia prinesú telefóny alebo notebooky do konferenčných miestností, aby mali počas schôdzky prístup k e-mailu, je to pravdepodobne v poriadku. Uvedomte si, že si uvedomte, že firemné kultúry budú mať odlišné pravidlá týkajúce sa e-mailov. Aby ste boli vhodní, poznajte podstatu e-mailu pri svojej práci.