Využíva vaša kancelária platformu na okamžité správy ako Slack alebo Google Hangouts? Momentálne ho môžete použiť iba na vedľajšiu konverzáciu so svojím spolupracovníkom BFF alebo na rýchle pingnutie od šéfa, že máte meškanie. Ak však nevyužívate výhody okamžitých správ na zefektívnenie pracovnej komunikácie a podporu efektívnej spolupráce medzi svojím tímom a ostatnými tímami, mali by ste. Toto je správna cesta - a správny čas - na použitie okamžitých správ v práci.

IM alebo e-mail?

Ten e-mail s jednou vetou, dvojslovná odpoveď alebo rýchle ahoj funguje dobre v systéme správ, ako je Slack. Je tiež ideálny pre prebiehajúce konverzácie, ktoré si vyžadujú veľa vecí tam a späť - tie, ktoré si nevyhnutne nezaslúžia určený rozhovor, osobné stretnutie alebo hovor , ale je lepšie ponechať ich na okamžité správy, aby ušetrili e-mailové schránky všetkých používateľov. Aj keď e-mail zostáva nevyhnutný pre externú komunikáciu, platforma pre zasielanie správ by mohla vážne znížiť objem vášho interného e-mailu.

SÚVISIACE: S týmito e-mailovými tipmi na správu od profesionála si môžete dobre vybaviť svoju doručenú poštu

Usporiadajte sa.

Skutočnou silou platformy pre zasielanie správ je schopnosť katalogizovať a organizovať informácie, hovorí Anna Pickard, vedúca oddelenia pre komunikáciu značiek v spoločnosti Slack. „Na rozdiel od e-mailov, ktoré je možné v priebehu času automaticky mazať alebo deaktivovať, keď niekto zo spoločnosti odíde, súbory a informácie zdieľané v Slacku sú vždy k dispozícii,“ hovorí, „čo dáva novým zamestnancom výhodu znalostí skupiny.“ Organizácia je prvoradá. Vytvorte kanály podľa témy alebo projektu a pozvite do konverzácie relevantných ľudí. Potrebujete chatovať každý s každým? Použite funkciu priamej správy, aby diskusie v kanáloch zostali zamerané na danú tému.

Buďte stručný.

Pickard odporúča udržiavať správy stráviteľné pomocou odrážok a dokonca aj emodži. Ak je potrebné niečo ešte prediskutovať alebo vysvetliť, založte samostatné vlákno; v aplikácii Slack stačí kliknúť na bublinu četu pod odpoveďou. Myslite na toto vlákno ako na bočný panel: Je to hyperšpecifické a umožňuje vám rozpracovať tému bez toho, aby ste zablokovali rozsiahlejší rozhovor.

SÚVISIACE: 6 vecí, ktoré majú všetky efektívne pracovné e-maily spoločné

kedy použiť prášok do pečiva vs sódu bikarbónu

• Autor: Caylin Harris
• Autor: Maggie Seaver