Poskytnite spätnú väzbu rýchlo, ale nie okamžite.
Nečakajte na každoročné preskúmanie, v ktorom by sa uviedli oblasti zlepšenia. Rýchlo upriamte pozornosť na problémy, aby ste mali na pamäti čerstvé informácie. Deň po incidente je slabou stránkou; trochu času tlmí príliš horúce emócie a umožňuje vám pripraviť sa a byť viac premýšľavý pri svojich slovách. V súčasnosti budú mať obe strany silnejšiu a menej užitočnú reakciu, hovorí Jennifer Porter, riadiaca partnerka agentúry Svadobná skupina , firma zameraná na rozvoj vodcovských schopností a tímov. Výročné alebo štvrťročné kontroly by mali pokrývať ciele a zameriavať sa na spätnú väzbu zameranú na budúcnosť - napríklad to, čo niekto musí urobiť viac alebo menej pre svoju kariéru ďalší level).

Pamätajte na svoj zámer.
Popremýšľajte, prečo sa chcete podeliť o spätnú väzbu. Robíte to preto, lebo chcete pomôcť človeku uspieť, hovorí Porter. V tom čase to môže pôsobiť menej benevolentne - možno si myslíte, že musíte obmedziť zlé návyky alebo napraviť nedbanlivú prácu - ale akýkoľvek druh spätnej väzby pomáha vášmu tímu učiť sa a rásť. Tiež si chcete získať ich dôveru. Ak neposkytnete spätnú väzbu, niekto iný neurobí a nemusí robiť tak dobrú prácu, ako by ste mali, hovorí Freyan Billimoria, riaditeľ divízie ľudských zdrojov v spoločnosti Zdieľanie schopností , online vzdelávacia komunita. Počas rozhovoru vyjadrite svoj úmysel. Povedz, hovorím ti to, pretože mi na tebe záleží a chcem, aby si bol čo najefektívnejší.

Myslite na obsah, nie na doručenie.
Mnoho manažérov sa obáva toho, ako zmiernia úder namiesto toho, čo povedia, hovorí Porter. To je ako pripraviť sa na prejav a sústrediť sa skôr na to, čo si oblečiete, a nie na obsah vašej prezentácie. Spýtajte sa sami seba: Aké je moje hlavné posolstvo? Čo dúfam, že si táto osoba odnesie z rozhovoru? Čo sa chcem stať potom? Napíšte si, čo poviete, a precvičte si to v sprche alebo na dôveryhodnom spolupracovníkovi. Zamerajte sa skôr na správanie alebo konanie, než na diskusiu o pocitoch, a uveďte konkrétne príklady, ako som si všimol, že ste na tomto stretnutí šesťkrát prerušili ľudí (oproti tomu, že ste hrubý k spolupracovníkom).

SÚVISIACE: Tu je postup, ako presne získať flexibilný rozvrh práce

Začnite otázkou.
Diskusia by mala byť dialógom, nie monológom. Povedzte, rád by som s vami urobil rozhovor a podelil sa o spätnú väzbu. Je to v poriadku? Je ľudskou prirodzenosťou povedať áno, ale požiadaním o povolenie môžete vzťah posilniť, hovorí Porter. Ďalšia taktika: Nechajte druhého viesť rozhovor. Povedzte, rád by som sa s vami porozprával X . Čo myslíte, dopadlo dobre? Čo si myslíš, že nie? Dajte svojmu zamestnancovi čas na odpoveď. V mnohých prípadoch už vedia, kde padajú, hovorí autor Fran Hauser Mýtus o peknom dievčati (16 dolárov; amazon.com ). Ak konverzáciu zaradíte ako spoluprácu namiesto kritiky, tón bude viac podporovať.

Používajte menej slov.
Buďte čo najkonkrétnejší. Vágne alebo klišéové frázy (musíte pracovať na svojej výkonnej prítomnosti) alebo spätná väzba pokrytá cukrom sú pre poslucháča mätúce a zvyšujú pravdepodobnosť, že im bude úplne chýbať váš zmysel. Ak použijete 100 slov, aby ste povedali, že niekto zmeškal termín, máte nadmerné vysvetlenie, hovorí Porter. A akonáhle sa načerpáte do výplňových slov a zmäkčovačov (viem, že ste prepracovaní), spätná väzba začne byť osobná a môže sa vplývať zaujatosť, hovorí Billimoria. Namiesto toho choďte k veci a uveďte, čo ste pozorovali. Povedzte, všimol som si, že sme zmeškali termín pre posledné dve správy. Čo sa stalo?

Nezmierňujte svoju správu.
Bežný zvyk zhlukovať negatívnu spätnú väzbu medzi dvoma chválami môže byť inštinktívny, ale je to jedna z najväčších chýb, ktoré manažéri robia, hovorí Billimoria. Skrytie spätnej väzby vo vnútri komplimentov na vyradenie z hry vezme silu z vašich slov. Ľudia to vidia prichádzať; potom odmietnu kladné, čakajú na záporné a nebudú dôverovať tomu, čo hovoríš, hovorí Porter. Čo môžete urobiť, aby ste boli láskaví, ale priami: spätnú väzbu vyjadrite pozitívne, hovorí Hauser. Povedzte, veľa sa darí, ale mám konštruktívnu spätnú väzbu k niektorým veciam, ktoré je potrebné vylepšiť, alebo mám radu, ktorá by vám mohla pomôcť.

SÚVISIACE: S týmito e-mailovými tipmi na správu od profesionála si môžete dobre vybaviť svoju doručenú poštu

Poskytnite kontext.
Prečo vás zaujíma, ak niekto dodá prácu neskoro? Alebo nemá naformátovanie prezentácií dokonalé? Odpovede môžu byť pre vás zrejmé, ale zamestnanec musí pochopiť, prečo sa za vašou spätnou väzbou skrýva. Pokúste sa umiestniť konkrétne poznámky do väčšieho obrazu - napríklad keď naše oddelenie mešká s prácou, ovplyvní to aj iné tímy, alebo keď vaše finančné prostriedky vyzerajú nesprávne, môže to ľuďom spôsobiť nedôveru vo vaše čísla. Vysvetlenie, prečo je vaša spätná väzba dôležitá, hovorí Hauser, môže uľahčiť doručovanie a počutie.

Buďte empatickí.
Prijímanie kritických komentárov je ťažké. Nezáleží na tom, ako ste zruční v poskytovaní spätnej väzby. Stále to štípe, hovorí Porter. Nebuďte príliš drsní, počúvajte perspektívu druhého človeka a zostaňte pokojní. Ak je to možné, vyhnite sa tiež slovu, ktoré ste napísali. Vďaka jemnému výberu slov sa rozhovor môže cítiť skôr ako dialóg ako útok, hovorí Hauser. Napríklad namiesto toho, aby ste povedali: To je to, čo si myslím, že ste mohli urobiť inak, povedzte: To je to, čo si myslím, že mohlo byť urobené inak.

Robte to z očí do očí.
Doručovanie náročných správ prostredníctvom e-mailu alebo telefónu je lákavé, ale osobné stretnutie (alebo cez Skype alebo FaceTime) je efektívnejšie, hovorí Hauser. Umožňuje vám navzájom si prečítať neverbálne podnety a emočné zámery. Byť tvárou v tvár je jediný spôsob, ako zabezpečiť, aby druhá osoba cítila váš súcit, hovorí Hauser. Ak tiež nevidíte svojho zamestnanca, bude ťažšie rozoznať, či je naštvaný alebo či vôbec venuje pozornosť tomu, čo hovoríte. Sadnite si rovno a udržiavajte očný kontakt, nech je to akokoľvek ťažké, hovorí Hauser.

Pripravte si následný plán.
Ukončite konverzáciu diskusiou o ďalších krokoch. Opýtajte sa, ako vám môžu byť nápomocní, a spoločne sa rozhodnite, kedy máte hovoriť znova (podľa dní, dní, týždňov alebo mesiacov neskôr). Potom sa po dni alebo dvoch zaregistrujte, aby ste zistili, ako sa cíti ten druhý. Je prirodzené, že prijímač spätnej väzby odchádza z rozhovoru trochu zranený, aj keď bol produktívny, hovorí Porter. Musíte dať ľuďom čas na spracovanie, hovorí Billimoria. Kľúčom k pevným vzťahom je opakovanie. Ak tak urobíte, získate dôveru, ktorá zdieľanie spätnej väzby uľahčí nabudúce.

Nezabudnite tiež dostatočne pochváliť.
Urobte si poskytovanie pozitívnej spätnej väzby súčasťou svojej rutiny - nestláčajte ju len do nepríjemných rozhovorov. Nejde len o to, aby ste ľudí upokojili alebo aby každému dali trofej; pozitívna spätná väzba je nástrojom profesionálneho rozvoja. V prvom rade je to konštruktívne - je užitočné, aby ľudia vedeli, čo robia dobre, aby v nich mohli pokračovať. Po druhé, pomáha vytvárať kultúru, ktorá je otvorenejšia a tolerantnejšia k spätnej väzbe, hovorí Porter. Aj tu buďte konkrétni. Povedzte, že sa mi veľmi páči spôsob, akým ste túto výzvu zvládli, alebo oceňujem, že ste hovorili s inými oddeleniami, aby ste získali ich buy-in. A hovorte to často. Za každú kritiku by ste mali pochváliť najmenej päťkrát, hovorí Hauser. Takto sa ľudia dostanú na miesto, kde túžia po spätnej väzbe.