Vložte papier na svoje miesto

Všeobecným pravidlom pre príspevky je zlikvidovať všetko. Moji klienti vždy vyzerajú v nemom úžase, keď to poviem. Samozrejme tým nechcem povedať, že by sme mali papiere úplne vylúčiť. Len sa snažím zistiť, koľko odhodlania potrebujeme, aby sme si vybrali iba tie, ktoré sú absolútne nevyhnutné, a zvyšok zlikvidujte. Listy papiera sa zdajú také štíhle; často sa ich držíme bez skutočného premýšľania. Čím viac papierov zhromažďujeme, tým viac času trvá nájsť konkrétne dokumenty, a tým ťažšie sa dajú do poriadku.

Začnite zhromaždením všetkých svojich dokumentov na jednom mieste a prezrite si všetky. Aj papiere, ktoré sú v obálkach, by sa mali vytiahnuť a skontrolovať stránku po stránke, ak by do nich boli zamiešané reklamné letáky alebo iný nežiaduci materiál.

Pri prehľadávaní obsahu môže byť užitočné triediť príspevky do kategórií. Vďaka tomu je archivácia rýchlejšia a ľahšia. Príspevky je možné zhruba rozdeliť do troch kategórií: nespracované, uložiť, pretože musíte, a uložiť, pretože chcete.

čo je spoločné umývanie

SÚVISIACE: Ako eliminovať neporiadok papiera za pouhých 5 minút denne

Kategória čakajúce na zaradenie obsahuje príspevky, ktoré vyžadujú určitý druh akcie, napríklad vynikajúce účty. Odporúčam vám všetky uložiť do jednej zvislej kartotéky, kým s nimi nebudete narábať. Takto nebudú mätieť papiermi v iných kategóriách.

Ďalej sa pozrime na dokumenty, ktoré sme povinní uložiť . Zoraďte ich podľa kategórie a uložte ich do skrinky alebo do priečinkov na poličke. Ak si nemusíte originály uschovať, môžete ich naskenovať a uložiť elektronicky. V takom prípade je efektívnejšie namiesto skenovania pri triedení vložiť ich na hromadu, ktorá sa má naskenovať neskôr, a vykonať skenovanie naraz.

Poslednou kategóriou sú dokumenty, ktoré chcete uložiť z iných dôvodov. Môžu to byť napríklad dokumenty, ktoré si chcete ponechať ako referenciu, alebo dokumenty, ktoré pre vás skutočne vyvolajú radosť. Pretože však odskok je častým problémom, keď sa ľudia vešia na veciach len preto, že treba pamätať na to, že základným pravidlom pre príspevky je odhodiť ich všetky.

V mojom hodiny upratovania , keď má klient problém rozhodnúť sa, ktoré papiere si ponechá a ktoré zlikviduje, vypálim otázky týkajúce sa každého z nich - napríklad veci typu Kedy to potrebujete ?, Ako dlho ste to mali ?, Ako často sa vraciate späť a pozeráte to ?, Môžete nájsť rovnaký obsah na internete ?, Uložili ste si ho už v počítači ?, Aký veľký problém by to bol, keby ste ho nemali ?, a Skutočne to vzbudzuje radosť? Ak odmietate domnienku, že by ste ich mali všetky zahodiť, skúste si predstaviť, že som práve vošiel do vašej kancelárie a oznámil, že skartujem všetky vaše papiere. Čo by si robil? Ktoré z nich by ste vyškriabali, aby ste zachránili pred drvičom?

Ako ukladať dokumenty, aby ste nikdy neodskočili

Pokiaľ budete dodržiavať moje tri pravidlá ukladania, nikdy sa nevrátite k neporiadku v papieri.

Súvisiace položky

1 Kategorizujte každý papier až po posledný list.

Začnite tým, že svoje príspevky zoradíte do prehľadných kategórií, ako sú prezentácie, návrhy projektov, správy a faktúry. Použite akýkoľvek systém, ktorý vám najlepšie vyhovuje. Teraz je čas kategorizovať svoje príspevky spôsobom, ktorý vám uľahčí život.

dva Skladujte svoje dokumenty vo zvislej polohe.

Pre optimálnu efektívnosť je nevyhnutné skladovať papiere v systéme závesných spisov. Každú kategóriu papierov vložte do samostatného priečinka a uložte ich do kartotéky alebo zvisle do kartotéky položenej na poličke. Ak ich takto uložíte, ľahšie uvidíte, koľko máte papierov. Vyzerá tiež upravene a upravene.

3 Vytvorte čakajúcu škatuľu.

Ponechajte si iba tie papiere, ktoré musíte v ten deň vybaviť. Po spracovaní nespracovaných správ zlikvidujte tie, ktoré nie je potrebné uchovávať.

Keď ste zoradili svoje práce a rozhodli ste sa, kam patria jednotlivé kategórie, pozrite sa na svoj pracovný priestor a určite maximálny priestor, ktorý máte k dispozícii na ich uloženie. Keď toto prekročíš úložná kapacita , papiere začnú pretekať. To je signál, že musíte znova preskúmať, čo tam je. Pravidelnou takouto kontrolou môžete mať neustále poriadok vo svojich papieroch.

SÚVISIACE: Marie Kondo vo svojej najnovšej knihe odhaľuje, ako si nájsť prácu, ktorá vzbudzuje radosť

Ohradte svoju zbierku kníh

Najpredávanejší produkt, o ktorom ste dúfali, že si ho jedného dňa prečítate, príručka o účtovníctve, ktorú ste si kúpili, aby ste si vylepšili svoje vedomosti, kniha od klienta ... aké knihy máte vo svojom pracovnom priestore?

aký starý je čip z horného upínača

Knihy sú plné cenných poznatkov, ktoré nám môžu pomôcť robiť našu prácu. Ak sú držané v našich pracovných stoloch alebo na policiach, môžu nám poskytnúť inšpiráciu alebo pocit bezpečia. Ich čítanie môže zvýšiť našu motiváciu a iba ich zobrazenie môže nášmu priestoru dodať osobný charakter. V skutočnosti však často knihy udržujeme v práci zo zlých dôvodov.

Jedna z mojich klientov mala vo svojej kancelárii knižnicu plnú neprečítaných kníh. Keď sme ich spočítali, bolo ich cez 50 a viac ako polovica sedela na poličke dva a viac rokov. Počas budúcej dovolenky ich prečítam toľko, koľko môžem, vyhlásila. Keď sme sa však opäť stretli, nebol som prekvapený, keď som počul, že sa vzdala v polovici. Väčšina kníh, ktoré sa jej podarilo prečítať, boli jej posledné nákupy. Nechať ich neprečítané sa zdalo také plytvanie, že som sa rozhodla rýchlo prečítať, aby som sa cez ne dostala, povedala. Ale začal som mať pocit, že to robím len z pocitu povinnosti. To mi neprinášalo žiadnu radosť. To sa zdalo ešte viac mrhaním, a tak som sa rozhodol, že ich veľa z nich pustím. Nakoniec sa rozhodla ponechať vo svojej kancelárii iba starostlivo vybraných 15 osôb.

SÚVISIACE: Najlepšie knihy roku 2020 (doteraz)

Pri upratovaní svojich kníh začnite zhromaždením všetkých na jednom mieste. Možno si myslíte, že by bolo lepšie zvoliť si ich iba tak, že sa pozriete na tituly, ktoré ešte máte vo svojej knižnici, ale tento krok nepreskočte. Súčasťou scenérie sa stali knihy, ktoré na poličke zostali príliš dlho. Vaša myseľ ich neregistruje, aj keď sú priamo v zornom poli, a preto je ťažké rozhodnúť sa, ktoré z nich vyvolajú radosť. Iba ak vezmete každú z nich do svojich rúk, môžete ich skutočne vidieť ako samostatné entity.

Ak je pre vás ťažké posúdiť, či konkrétna kniha vyvoláva radosť, alebo nie, skúste si položiť určité otázky. Kedy ste ho napríklad kúpili? Koľkokrát ste si to prečítali? Chcete si ju prečítať znova?

Ďalšou otázkou, ktorú si musíte položiť, je, akú rolu hrá táto kniha vo vašom živote. Knihy, ktoré vzbudzujú radosť sú tie, ktoré vás motivujú a dodajú energiu, keď ich čítate a čítate znova, tie, ktoré vás potešia už len s vedomím, že tam sú, tie, ktoré vás informujú o najnovších informáciách a tie, ktoré vám pomôžu lepšie vykonávať prácu, ako napr. manuály.

džínsy s vysokým pásom pre krátke nohy

Posledná otázka, ktorú si treba položiť, je, či by ste si túto knihu kúpili aj teraz, keby ste ju videli v kníhkupectve, alebo či už prešla najvyššou známkou z hľadiska vášho záujmu o ňu. To, že ste za ne zaplatili, ešte neznamená, že musíte dočítať každú knihu.

Účelom kladenia takýchto otázok nie je prinútiť sa bezducho očistiť svoje knihy. Skôr vám má pomôcť preskúmať váš vzťah s každým, koho vlastníte. Ak knihy vo vás vzbudzujú radosť, potom je správnou voľbou uchovať si s dôverou toľko, koľko chcete.

Adaptované z Joy at Work © 2020 KonMari Media Inc. a Scott Sonenshein. Používa sa so súhlasom Little, Brown and Company, New York. Všetky práva vyhradené.

Marie Kondo je autorkou knihy najpredávanejší s Kúzlo upratovania, ktoré mení život (12 dolárov, amazon.com ; 16 dolárov, bookshop.org ) a Radosť v práci (10 dolárov, amazon.com ; 23 dolárov, bookshop.org ) , a je hviezdou Upratovanie s Marie Kondo na Netflixe. Scott Sonenshein je profesorom na univerzite Rice University a najpredávanejším autorom knihy Strečing (23 dolárov, amazon.com ; 28 dolárov, bookshop.org ) .