Určite, čo delegovať
Nulovanie úloh, ktoré vám pomôžu v kariére. Najskôr si urobte 15 minút a napíšte vyčerpávajúci zoznam úloh. To vám umožní vyčistiť si myseľ a zamerať sa na činnosť, hovorí Tiffany Dufu, autorka knihy Drop the Ball: Achieving More by Making Less . Posúďte každú úlohu z širšieho hľadiska: Ktoré skutočne povedú k úspechu projektu alebo vám pomôžu zabezpečiť propagáciu? Zmeňte svoj pohľad z „Čo sa musí stať dnes?“ Na „Čo sa snažím dosiahnuť?“ Radí Dufu.
Naplánujte si čas. Existuje iba 24 hodín denne - a vy musíte spať. Zobrazenie celého vášho zoznamu úloh vás prinúti zamyslieť sa: Kedy to všetko vlastne urobím? hovorí Mary Jane Nirdlinger, asistentka manažéra mesta v Chapel Hill v Severnej Karolíne. Odpovedzte na túto otázku pomocou kalendára na plánovanie a plánovanie svojich úloh - zohľadnite tak čas potrebný na prípravu mozgu, jedenie a kontrolu e-mailov - rovnako ako pri schôdzke, hovorí. Padnite si aj tie časové bloky. Máme tendenciu podceňovať, ako dlho trvá, než sa veci stihnú, hovorí Dufu. Rýchlo zistíte, že sa do nich zmestíte len toľko. A ak je niečo stále prioritou, budete si musieť nájsť niekoho iného, aby to urobil, hovorí Nirdlinger.
Stanovte priority úloh, ktoré môžete robiť iba vy. Toto nie sú veci, ktoré môžete nevyhnutne urobiť lepšie; sú to veci, s ktorými zvládnete iba vy, sieť alebo politicky zdatní iba vy, hovorí Dufu. Možno budete jediný, kto prednesie prejav, ale môžete požiadať o pomoc s prípravou prezentačných snímok, hovorí. Nechajte si čokoľvek, čo si vyžaduje váš odlišný pohľad. Nikdy by som nedelegoval nič, čo si vyžaduje skutočnú autenticitu, ako napríklad môj hlas pri písaní alebo kontrola nad mojim menu, hovorí Vivian Howard, kuchár v Kinstone v Severnej Karolíne a autor kuchárskej knihy Deep Run Roots . Vyhýbajte sa delegovaniu úloh, ktoré vás skutočne bavia, nech sú už triviálne. Tieto prispievajú k vášmu celkovému pracovnému šťastiu, hovorí Nirdlinger. Možno si radi rezervujete svoje vlastné lety na služobné cesty (a ste veľmi nároční na prestupy).
Priraďte efektívne
Objavte superveľmoc každého. Nájdite si čas a lepšie spoznajte svojich spoluhráčov a ich jedinečné schopnosti. Každá sestra má osobitnú úžasnú vlastnosť, či už ide o demystifikujúci lekársky žargón pre pacientov, alebo ide o najlepší odber krvi, hovorí bývalá psychiatrická sestra Elizabeth Scala, autorka Zastavte vyhorenie sestry . Keď nájdete svojho PowerPoint guru alebo profesionála na studené volania, je ľahšie poveriť danú osobu podpisovou úlohou.
Presne určiť príležitosti rastu. Dajte každému príležitosť zažiariť. Delegácia nie je len o vás. Ide o to, aby sme ľuďom umožnili rásť a skúšať niečo nové, hovorí Nirdlinger. Ak nemôžete prestať byť dostatočne dlho zaneprázdnený delegovaním, brzdíte svoj tím. Položte si otázku, komu by táto skúsenosť alebo táto výzva mohli skutočne prospieť? hovorí Laura Vanderkam, autorka knihy Viem, ako to robí . Ak je tu niekto, kto by sa poučil z pôsobenia v novom oddelení, pošlite ju na schôdzku namiesto vás.
Požiadajte o dobrovoľníkov. Niekedy sme tak zaneprázdnení svojou zaneprázdnenosťou, že neustúpime a nevidíme, kto je okolo, aby nám pomohol, hovorí Nirdlinger. Odporúča povedať svojmu tímu, že sa cítim ohromený. Je niečo, čo si ma všimnete robiť, s čím by ste si mohli pomôcť? Ľudia sú radi nápomocní, hovorí Nirdlinger: Vďaka nim sa cítia ocenení. Ako koordinátor dobrovoľníkov pre Habitat for Humanity v Knoxville v Tennessee žiada Trinity Edgar spätnú väzbu a pýta sa dobrovoľníkov, akej úlohy by sa chceli chopiť. Chceme sa uistiť, že sú v pohodlí, a zároveň ich tlačiť, aby si zvýšili úroveň pohodlia, hovorí.
Delegujte vo všetkých smeroch, aj hore. Peer je niekedy najlepším človekom pre danú prácu; niekedy môže úlohu, ktorá by vám trvala hodiny, zvládnuť manažér jediným hovorom. Povedzte danej osobe, že jej odbornosť alebo účasť povedie k víťazstvu spoločnosti. Majte na pamäti svoj jazyk, hovorí Lindsey Pollak, autorka publikácie Stať sa šéfom . Namiesto delegáta použite slovo podpora, pomoc alebo vedenie. Dufu navrhuje, aby som kolegovi povedal: Na vyriešenie tohto problému by som skutočne mohol využiť vašu podporu. Môžete sa zúčastniť na týchto troch stretnutiach namiesto mňa a poskytnúť vám vášnivý prehľad? Povedzme manažérovi, že keď sa chopíš týchto dvoch vecí, odstrániš to pre projekt nejaké obrovské bariéry. Z misky sa nehýbete; vyjadrujete, čo je potrebné urobiť, aby ste splnili toto zadanie mimo ihriska.
Odkomunikujte úlohu
Stanovte si jasné očakávania. Keď delegujete akúkoľvek úlohu, je nevyhnutná jasnosť. Vysvetlite presne to, čo potrebujete, a dohodnite sa na výstupe, hovorí Stacy Brown-Philpot, generálna riaditeľka spoločnosti TaskRabbit. Buďte konkrétni (znamená ASAP do zajtra alebo do 17:00 dnes?) A nepredpokladajte, že niekto urobí úlohu tak, ako by ste to prirodzene robili. Rôzne generácie používajú rôzne nástroje, hovorí Pollak. Ak chcete, aby niekto radšej napísal e-mail s poďakovaním než poslal e-mail, povedzte to presne.
Ukážte, nehovorte. Ukážte, ako vyzerá úspech. Počúvať predajné volania a presne počuť, čo hovoríte a ako reagujete, je zvyčajne lepšie školenie ako akýkoľvek scenár, hovorí Pollak. Alebo dajte svojmu spolupracovníkovi päť príkladov toho, ako vyzerá excelentnosť, a príklady toho, čo nerobiť. Potom, čo vás táto osoba bude nejaký čas v tieni, hovorí Scala, pripravte sa a opýtajte sa: Cítite sa teraz dobre, keď to robíte sami?
Propagujte každú úlohu zvrátene. Povedzme si pravdu: Málokto je nadšený myšlienkou rezervácie konferenčnej miestnosti alebo usporiadania zásobovacej miestnosti. Aj keď vaša požiadavka nie je sexi, vyjadrite ju s nadšením. Ľudia sú hladní po učení a dychtiví pomôcť, keď je dopyt položený ako príležitosť, hovorí Dufu. Napríklad, ak potrebujete, aby si niekto robil poznámky na schôdzi výkonného riaditeľa, povedzte: Toto stretnutie je príležitosťou na to, aby ste získali prehľad o politike tejto spoločnosti. Bol by som rád, keby ste sa zúčastnili a robili si poznámky. Howard dodáva pripomenutie: Byť delegátom nie je diktátor. Buďte k tomu milí.
Posúďte, či to funguje
Rozhodnite sa, ako sa budete hlásiť. Po prevode vlastníctva určite, ako budete dostávať aktualizácie. Pripravte niečo, čo bude spolupracovať s vašimi osobnosťami, hovorí Nirdlinger. Vytvorte časovú os a uveďte konkrétne, čo od každého kontrolného bodu očakávate, hovorí Brown-Philpot.
Riešenie problémov spolu. Ak delegovanie neprebieha dobre, buďte vopred informovaný o tom, čo nefunguje. Položte niekoľko úprimných otázok: Mali ste všetky potrebné informácie? Potrebujete školenie? Je to niečo, pri čom sa cítite dobre? Podieľajte sa na riešení, aby sa konverzácia zmenila z obrannej na taktickú, hovorí Nirdlinger.
Toč sa s tým. Každú chvíľu musíte robiť kompromisy. Howard niekedy nedokáže formulovať svoju víziu spôsobom, ktorý je zrozumiteľný. Musíte byť otvorení spôsobu, akým ostatní ľudia robia veci, a popri tom robiť vylepšenia. Aj keď to nebolo dokonalé, ak ste dostali čas sústrediť sa na iný dôležitý projekt alebo odísť dostatočne skoro na to, aby ste vyrazili do telocvične alebo zastrčiť deti, je to jednoznačná výhra.
