Krok 1: Vyhoďte overené potvrdenky a výpisy z bankomatov

Takmer všetky vaše finančné doklady je možné rozdeliť do troch kategórií: záznamy, ktoré si musíte uchovať iba za kalendárny rok alebo menej, doklady, ktoré si musíte odkladať sedem rokov (typické okno, počas ktorého sa môže skontrolovať vaše daňové priznanie), a papiere, na ktorých by ste sa mali držať na neurčito.

Naozaj si napríklad potrebujete uložiť všetky tie potvrdenia o výbere z bankomatu? Nie. Keď skontrolujete informácie, ktoré sa zobrazujú vo vašom online účte alebo na vašom mesačnom výpise, môžete vyhodiť bankomat. To isté platí pre vkladové listy a potvrdenia o kreditnej karte. Neuchovávajte si potvrdenia o predaji za menšie nákupy po tom, čo ste položku niekoľkokrát uspokojivo použili alebo po uplynutí platnosti záruky. Uschovajte si potvrdenia o veľkých nákupoch (všetky položky, ktorých náhradné náklady presahujú odpočítateľné hodnoty z poistenia majiteľov domov alebo nájomcov).

Krátko po konci kalendárneho roka budete pravdepodobne môcť vyhodiť (alebo bezpečnejšie skartovať) množstvo ďalších papierov, vrátane výplatných pások, mesačných výpisov z kreditných kariet a hypoték, účtov za energie (ak nie sú). potrebné na obchodné odpočty) a mesačné alebo štvrťročné správy sprostredkovateľských spoločností a spoločností podielových fondov za predchádzajúci rok.

„Celoročná činnosť je zvyčajne uvedená podrobne v záverečnom výkaze na konci roka, takže všetky ďalšie výpisy sú nadbytočné,“ hovorí Ed Slott, CPA v Rockville Center v New Yorku. Napríklad váš konečný výplatný pásik a formulár W-2 dokumentujú všetky vaše zárobky za daný rok, ak pracujete pre niekoho iného; ak ste samostatne zárobkovo činné osoby, vašich 1099 formulárov pre vás urobí to isté. Podobne väčšina investičných spoločností a niektorí vydavatelia kreditných kariet zasielajú v januári komplexné výkazy. „Ponechajte si mesačné aktualizácie, kým ich nezladíte so súhrnnými informáciami o koncoch roka,“ hovorí Slott.

Krok 2: Vydržte na záverečných správach až sedem rokov

Tieto konečné výpisy z kreditných kariet, spolu s vašimi W-2 a 1099, si však budete musieť uchovať najmenej tri roky, najlepšie sedem. Internal Revenue Service má až tri roky od dátumu, kedy ste podali svoje daňové priznanie, aby ho preskúmalo, či neobsahuje chyby, a až šesť rokov na vykonanie kontroly, ak je dôvodné podozrenie, že ste vykazovali nižší ako 25% hrubý príjem. (Pre kohokoľvek, kto sa úmyselne dopustil podvodu, neexistuje žiadne ustanovenie obmedzenia.) V skutočnosti budete musieť uschovať všetky doklady, ktoré podporia váš návrat, až kým sa dané okno auditu nezavrie. Medzi ďalšími dokumentmi, ktoré by ste si mali ponechať: zrušené šeky a potvrdenia o všetkých odpočítateľných obchodných výdavkoch (napríklad výdavky na zábavu, vybavenie domácnosti a profesionálne príspevky), príspevky na dôchodkový účet, charitatívne dary, účty za starostlivosť o deti, výdavky mimo - vreckové liečebné náklady, výživné a splátky úrokov z hypotéky a dane z nehnuteľností.

Pokiaľ ste vedome nepodali falošné priznanie, môžete tieto podporné dokumenty odovzdať po troch až siedmich rokoch, v závislosti od toho, aká jednoduchá je vaša daňová situácia.

Nevyhadzujte však skutočné daňové priznania ani koncoročné súhrny svojich investičných účtov, a to ani potom, čo sa šance na audit takmer úplne vytratili. Tieto dokumenty nezaberajú veľa miesta a môžu byť veľmi užitočné pre budúce finančné plánovanie.

Na účely poistenia si tiež budete chcieť ponechať potvrdenia o veľkých nákupoch a potvrdenky, ktoré ukazujú, koľko ste donekonečna platili za vylepšenia domácnosti, aby ste uspokojili potenciálnych kupcov a znížili možné dane z kapitálových výnosov pri predaji svojho domu. Je mimoriadne dôležité uchovať si potvrdenky, ktoré ukazujú označenia príjemcov a nákupnú cenu akcií, podielových fondov a akýchkoľvek ďalších investícií, ktoré držíte; držte sa týchto záznamov na neurčito, pretože jedného dňa, hovorí Slott, „vy alebo vaši dediči budete musieť presne vedieť, koľko ste zaplatili, aby ste mohli určiť zisk z vašej investície na daňové účely.“ “

Krok 3: Darujte svojim dokumentom domov

Ak máte voľnú izbu alebo roh, ktorý môžete určiť ako miesto, kde sa zaoberáte papierovaním, super; ak nie, urobí to zásuvka, skrinka alebo skriňa, do ktorej môžete uložiť účty a aktuálne záznamy, ktorá sa nachádza v blízkosti stola, na ktorý môžete písať šeky. Pokiaľ ide o spotrebný materiál, nájdete tu priečinky alebo manilové obálky, ktoré sa vám budú hodiť na ukladanie papierov, rovnako ako kartotéka alebo kartónová škatuľa na uchovávanie záznamov.

Uložte svoj závet, rodné a sobášne listy, poistné zmluvy, listiny o majetku a ďalšie trvalé záznamy na bezpečnom, ale prístupnom mieste v blízkosti vašich ďalších finančných dokumentov, aby ste sa k nim vy a vaši dediči vždy rýchlo dostali, ak to bude potrebné .

Krok 4: Buďte systematickí

Pripravte si plán na spracovanie všetkého papiera. Vyberte si miesto, kam odložíte účty - napríklad manilovú obálku, zásuvku alebo plastovú škatuľu alebo triedičku ― a každú obálku zahoďte tak, ako príde poštou. Keď si potom sadnete, aby ste zaplatili účty, budete mať na jednom mieste všetky potrebné doklady.

Teraz je tu kľúč: Po zaplatení účtu alebo kontrole výpisu ho ihneď vložte. „Vaším cieľom by malo byť dotknúť sa kusu papiera čo najmenej ráz, ako ho miešať z hromady na hromadu,“ hovorí Paula Boyer Kennedy, finančná plánovačka v kancelárii Ernst & Young v Minneapolise. „Ak po zaplatení vložíte účet späť do zásuvky, nájde si priateľov a tí sa spária a splodia potomkov. Čoskoro budete mať skutočný vrh. “

Opäť platí, že potrebujete iba veľmi jednoduchý systém archivácie. Najjednoduchšou metódou je vhodiť všetko, čo súvisí s daňou, do jednej nádoby, akonáhle to urobíte - zásuvka, kartotéka, papierový akordeón alebo dokonca botník. Keď budete pripravení na vyplnenie daňového priznania, budete mať všetky potrebné doklady na dosah ruky. Prípadne môžete na začiatku nastaviť trochu organizovanejší systém so samostatnými priečinkami pre súbory pre hlavné kategórie vášho života. Môžete napríklad označiť priečinky podľa typu účtu (výpisy z kreditných kariet, výpisy z sprostredkovania, účty za služby atď.) Alebo podľa daňovej kategórie (odpočítateľné obchodné náklady, charitatívne príspevky atď.) Alebo podľa finančného cieľa ( dôchodok, vysokoškolský fond atď.). Spočiatku to môže trvať dlhšie, ale z dlhodobého hľadiska to ušetrí čas.

Krok 5: Vyriešte nevybavené položky

Keď už máte zavedený systém, musíte stále narábať so všetkými hromadami, ktoré ste už nazhromaždili. Namiesto rozsiahlej reorganizácie začnite radením po malom stohu súčasne. Môžete si vyhradiť pol hodiny denne na preosievanie starých papierov, napríklad pri sledovaní správ alebo počúvaní hudby.

Budete ohromení tým, aký rozdiel robí malá organizácia. „Ľudia si neuvedomujú, koľko platia v dôsledku zmätku svojich finančných podkladov - oneskorený poplatok za kreditnú kartu, stratu odpočtu dane,“ hovorí Stephanie Denton, profesionálna organizátorka v Cincinnati. Ešte väčšie však môžu byť dlhodobé duševné a finančné výhody. Akonáhle ste zorganizovaní, „môžete sústrediť svoju duševnú energiu na skutočne dôležité veci, ako sú vaše investície a vaše finančné ciele,“ hovorí Terry Savage, autor knihy Divoká pravda o peniazoch ( amazon.com ). „Zaistenie, aby boli vaše finančné doklady v poriadku, prináša veľké dividendy.“